Obchodní podmínky

Službu checkin.blue provozuje fyzická osoba podnikající pod IČO 21270015, se sídlem v Liberci, ČR. Kontakt: info@checkin.blue, tel. +420 775 780 149

checkin.blue je softwarová služba (SaaS) umožňující provozovatelům ubytovacích zařízení digitální zpracování příjezdů hostů, vedení knihy hostů, export dat pro Cizineckou policii ČR a správu rezervací. Služba je dostupná prostřednictvím webového prohlížeče na adrese checkin.blue.

Pro užívání služby je nutná registrace. Uživatel je povinen:

• Uvádět pravdivé a aktuální údaje
• Chránit přihlašovací údaje před zneužitím třetími osobami
• Neprodleně nahlásit podezření na neoprávněný přístup k účtu

Free plán — zdarma, neomezený počet check-inů. Nezahrnuje placené funkce Pro plánu (hlášení Ubyport, poplatek z pobytu, AI sken dokladů, samostatné iCal exporty).

Pro plán — 290 Kč/měs (měsíční fakturace) nebo 3 190 Kč/rok (roční fakturace, první měsíc zdarma). Zahrnuje neomezené check-iny, export pro Cizineckou policii, automatické hlášení Ubyport a import z Booking a Airbnb.

Ceny jsou uvedeny bez DPH. Provozovatel si vyhrazuje právo ceny změnit; změna je oznámena 30 dní předem e-mailem.

Nový uživatel má nárok na 30denní zkušební dobu Pro plánu zdarma, bez nutnosti zadání platební karty. Po uplynutí zkušební doby je účet automaticky převeden na Free plán, pokud uživatel nezvolí placený plán.

Platba probíhá prostřednictvím platební brány. Předplatné se automaticky obnovuje na začátku každého fakturačního období.

V případě neúspěšné platby je uživatel informován e-mailem. Nezaplacení do 7 dnů může vést k omezení přístupu k Pro funkcím.

Předplatné lze zrušit kdykoli v nastavení účtu. Přístup k Pro funkcím trvá do konce zaplaceného období. Vrácení poměrné části ceny za nevyužité období není standardně poskytováno; v odůvodněných případech kontaktujte info@checkin.blue.

Uživatel se zavazuje, že nebude:

• Používat službu v rozporu s právními předpisy ČR a EU
• Automatizovaně stahovat data (scraping) bez souhlasu provozovatele
• Sdílet přihlašovací údaje s třetími osobami mimo svůj tým
• Pokoušet se o neoprávněný přístup k datům jiných uživatelů

Provozovatel usiluje o dostupnost služby 99,5 % času v kalendářním měsíci. Plánované odstávky jsou oznamovány předem. Při delším výpadku, který provozovatel zavinil, má uživatel Pro plánu nárok na slevu ve výši poměrné části měsíčního předplatného za dobu výpadku; jiný nárok z výpadku mu nevzniká, nestanoví-li zákon jinak. Provozovatel neodpovídá za výpadky způsobené třetími stranami (hosting, internet, poskytovatelé infrastruktury), ani za okolnosti vyšší moci.

Uživatel (provozovatel ubytování) je správcem osobních údajů svých hostů a odpovídá za jejich zákonné zpracování dle GDPR. checkin.blue vystupuje jako zpracovatel a zpracovává data výhradně na základě pokynů uživatele podle Přílohy 1 těchto podmínek.

Uživatel odpovídá za správnost, úplnost a včasnost údajů, které do služby zadá nebo které zadají jeho hosté, a za splnění svých zákonných povinností (zejména vedení knihy hostů, ohlašování cizinců Cizinecké policii ČR, odvod místních poplatků). Služba je technický nástroj, který mu tyto povinnosti usnadňuje, ale nenahrazuje právní ani daňové poradenství.

Automaticky přečtené údaje z dokladů (AI sken) a automaticky vytvořená hlášení mohou obsahovat chyby. Uživatel je před odesláním hlášení nebo exportu povinen je zkontrolovat.

Provozovatel odpovídá za újmu, kterou uživateli způsobí porušením svých povinností, nejvýše však do částky odpovídající předplatnému, které uživatel uhradil za posledních 12 měsíců před událostí, z níž újma vznikla. U bezplatného užívání je odpovědnost omezena v nejširším rozsahu, který zákon dovoluje.

Provozovatel dále neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk, ztrátu zakázek ani za újmu způsobenou nesprávně zadanými údaji, neoprávněným přístupem do účtu v důsledku nedostatečné ochrany přihlašovacích údajů uživatelem, ani za rozhodnutí úřadů učiněná na základě údajů, které uživatel odeslal.

Omezení se nevztahuje na újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, na újmu na přirozených právech člověka (zejména na životě a zdraví) a na případy, kdy zákon omezení odpovědnosti nepřipouští. Právům spotřebitele, která nelze smluvně omezit, tyto podmínky neubírají.

Provozovatel může tyto podmínky, ceny nebo rozsah služby přiměřeně změnit z důvodů změny právních předpisů, technického vývoje, změny nákladů nebo vývoje funkcí služby. Změny nemohou zhoršit již zaplacené plnění za běžící fakturační období.

O změně provozovatel uživatele informuje e-mailem na adresu uvedenou v účtu, a to nejméně 30 dní před nabytím účinnosti. Uživatel může změnu odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu vypovědět bez sankce, a to e-mailem nebo v nastavení účtu do dne účinnosti změny; smlouva pak skončí v den před účinností změny a Free plán již nebude poskytován.

Nevypoví-li uživatel smlouvu do tohoto dne, platí, že změnu přijal.

Tyto podmínky se řídí právem České republiky. Případné spory budou řešeny příslušnými soudy v České republice. Spotřebitel může využít mimosoudní řešení sporů; subjektem je Česká obchodní inspekce (coi.cz), případně platforma EU na ec.europa.eu/consumers/odr.

Služba je určena primárně k podnikání v ubytování. Pokud ji užíváte jako spotřebitel (fyzická osoba mimo podnikání), platí tyto podmínky jen v rozsahu, který neomezuje vaše zákonná práva. Nic v těchto podmínkách nesnižuje ochranu, kterou vám poskytují kogentní ustanovení zákona.

Spotřebitel má právo odstoupit od smlouvy uzavřené na dálku do 14 dnů od jejího uzavření bez udání důvodu, a to e-mailem na info@checkin.blue. Pokud požádá o zahájení poskytování placené služby před uplynutím této lhůty, uhradí při odstoupení poměrnou část ceny za dobu, kdy mu byla služba poskytována. Zkušební doba je bezplatná.

Smlouva vzniká dokončením registrace po zaškrtnutí souhlasu s těmito podmínkami. Provozovatel si uchovává záznam o čase souhlasu a o verzi podmínek, se kterou uživatel souhlasil. Podmínky platné v den registrace vám na vyžádání zašleme e-mailem. Smlouva se uzavírá v českém jazyce.

Uživatel může smlouvu kdykoli ukončit zrušením účtu v nastavení aplikace nebo e-mailem. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dní, při závažném porušení podmínek (zejména zneužití služby nebo ohrožení bezpečnosti) i okamžitě. Po ukončení smlouvy má uživatel 30 dní na export svých dat; poté provozovatel data smaže, pokud jejich uchování nevyžaduje právní předpis nebo ochrana právních nároků.

Strany. Správce: uživatel služby (provozovatel ubytování). Zpracovatel: provozovatel checkin.blue (viz článek 1). Příloha tvoří součást smlouvy a vzniká současně s ní.

Předmět, účel a doba. Zpracovatel pro správce uchovává a zpracovává údaje hostů za účelem vedení knihy hostů, ohlášení cizinců, správy rezervací a příjezdů. Zpracování trvá po dobu smlouvy a dále do vrácení nebo výmazu dat podle článku 16.

Kategorie údajů a osob. Údaje hostů ubytování: jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, číslo a typ dokladu, adresa, data pobytu, případně kontaktní údaje. Subjekty údajů jsou hosté a jejich průvodci, včetně nezletilých.

Povinnosti zpracovatele. Zpracovatel:

• zpracovává údaje jen na základě pokynů správce, které tvoří tato smlouva a běžné používání služby; pokud by pokyn porušoval předpisy, správce na to upozorní,
• zavazuje osoby, které s údaji pracují, k mlčenlivosti,
• přijímá přiměřená technická a organizační opatření (šifrování přenosu a uložení, řízení přístupu, zálohy),
• pomáhá správci s vyřizováním žádostí hostů a s plněním povinností podle GDPR,
• oznámí správci porušení zabezpečení údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví,
• po skončení smlouvy údaje vrátí (export) nebo vymaže, nevyžaduje-li předpis jejich uchování,
• poskytne správci informace potřebné k prokázání souladu a umožní audit; audit se oznamuje předem a provádí tak, aby neohrozil bezpečnost ostatních uživatelů.

Další zpracovatelé. Správce uděluje obecný souhlas se zapojením těchto zpracovatelů: Supabase (databáze, EU), Vercel (hosting aplikace), Resend (odesílání e-mailů), Anthropic (AI sken dokladů, jen u uživatelů, kteří funkci použijí) a Comgate (platby předplatného, bez údajů hostů). Změnu zpracovatelů zpracovatel oznámí e-mailem alespoň 30 dní předem; správce může změně vznést námitku, případně smlouvu vypovědět. Zpracovatel s každým z nich uzavírá smlouvu se stejnou ochranou dat.

Předání mimo EU. Pokud někteří z uvedených zpracovatelů sídlí nebo zpracovávají údaje mimo EU, děje se tak jen na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.