Jak zrychlit check-in hostů: konec front na recepci a přepisování pasů

Jak rychle vlastně jde online check-in udělat? Od otevření odkazu po odeslání vyplněného formuláře, bez fronty na recepci a bez toho, že by u toho ubytovatel musel vůbec být.

Většina ubytovatelů má přitom check-in nastavený úplně jinak a stojí je zbytečně moc času. Jak se k téhle rychlosti dostat i u vás?

Kde se ztrácí čas u klasického check-inu

Klasický check-in má tři úzká hrdla, která se opakují u každé rezervace:

• Sběr údajů na místě — jméno, adresa, číslo dokladu se opisují ručně z pasu nebo občanky, host čeká, ubytovatel se plete v písmenkách.
• Papírky, které čekají na zpracování — host vyplní tiskopis při příjezdu, ale ten se jen založí a do knihy hostů se přepíše se zpožděním, často i po týdnech.
• Návazná administrativa — stejná data se pak znovu ručně přepisují do knihy hostů a do podkladů pro poplatek obci, s rizikem překlepu při každém přepisu.

Výsledek: host čeká zbytečně dlouho hned po cestě, a vy tu samou práci děláte klidně třikrát: jednou s hostem, podruhé do knihy hostů, potřetí do vyúčtování poplatku.

Řešení: přesunout check-in před příjezd

Nejúčinnější změna je jednoduchá: host vyplní údaje sám, z mobilu, ještě než dorazí. Dostane odkaz e-mailem po rezervaci, vyplní ho klidně ve vlaku nebo doma večer předem, a na místě už jen přebírá klíče.

Tři detaily, které dělají rozdíl

Samotný odkaz na formulář nestačí. Pokud je formulář stejně otravný jako papír, host ho vyplní pomalu nebo vůbec. Tři věci, které check-in skutečně zrychlí:

• Předvyplněný odkaz z rezervace. Jméno a termín pobytu ubytovatel už zná z rezervačního systému, takže host tyhle údaje ve formuláři nevyplňuje znovu, jen doplní to, co ještě nikde nahlásil: osobní údaje a doklad. Opisovat věci, které host už jednou uvedl (třeba na Booking.com), nikdo rád nedělá.
• Sken dokladu místo přepisování. Host vyfotí pas nebo občanku mobilem, systém si sám přečte jméno, číslo dokladu i datum narození. Host jen zkontroluje, neťuká všechno na malé klávesnici telefonu.
• Předvyplnění pro vracející se hosty. Pokud host u vás už byl a jméno se shoduje, formulář mu nabídne dřívější údaje k potvrzení místo vyplňování od nuly.

Co se hostům nejvíc líbí

Z reakcí hostů i ubytovatelů, kteří na online check-in přešli, vychází jasně jedna věc: hosté nejvíc oceňují, že nemusí čekat na příjezd, aby se s někým sešli. Zvlášť u samoobslužného ubytování bez recepce je to rozdíl mezi zmateným příjezdem pozdě večer a bezproblémovým vyzvednutím klíčů podle instrukcí, které už znají z odkazu poslaného den předem.

• Formulář ve vlastním jazyce hosta, ne jen v češtině.
• Jasné instrukce k příjezdu (kód k zámku, parkování, kontakt) na jednom místě, ne rozházené v mailech.
• Žádné čekání na to, až se ubytovatel uvolní a vyplní papír společně s hostem.

A co ubytovatelům

Vedlejší efekt zrychleného check-inu je menší admin zátěž: data z jednoho vyplnění putují rovnou do knihy hostů i do podkladů pro poplatek obci, u zahraničních hostů navíc i do hlášení Ubyportu. Nic se nepřepisuje ručně podruhé, a tedy nevznikají ani překlepy, které se pak řeší při kontrole.