Ruční zadání rezervace: jak přidat a upravit pobyt přímo v kalendáři

Nemusíte čekat, až vám rezervace přijde z Bookingu nebo Airbnb, ani mít kalendáře propojené vůbec. Rezervaci jde v checkin.blue zadat i ručně přímo v kalendáři, ať už jde o hosta, který si u vás pobyt domluvil přímo, nebo o rezervaci z platformy, kterou zatím nepropojujete.

Jak novou rezervaci založit

V kalendáři máte dvě možnosti:

• Kliknete na tlačítko „+ Přidat rezervaci“ v hlavičce kalendáře, čímž otevřete prázdný formulář.
• Nebo kliknete rovnou na volný den u dané jednotky a pak na den odjezdu ve stejném řádku. Termín i jednotka se do formuláře předvyplní sami.

Rezervace, nebo blokace

Nahoře ve formuláři vyberete, jestli zakládáte rezervaci, nebo blokaci. Rozdíl je zásadní:

• Rezervace je pobyt hosta. Má check-in odkaz, počítá se do statistik i tržeb a po vyplnění check-inu hostem se zapíše do knihy hostů.
• Blokace je termín, kdy jednotka není k dispozici z jiného důvodu, třeba úklid, údržba, mezera mezi rezervacemi nebo vlastní využití. Host k ní neexistuje, check-in odkaz se negeneruje a termín se do statistik ani tržeb nepočítá, jen zůstane v kalendáři vyznačený jako blokovaný.

Co se v rezervaci vyplňuje

Kromě jednotky a termínu (datum příjezdu a odjezdu) formulář obsahuje:

• Zdroj rezervace. Vyberete z tlačítek: Přímo, Booking, Airbnb, eChalupy nebo Rezeo. Zdroj se pak zobrazuje u rezervace v kalendáři, takže hned vidíte, odkud host přišel.
• Jméno hosta a telefon. Obojí je nepovinné, ale vyplatí se to doplnit, usnadní vám to pozdější komunikaci a check-in formulář hostovi rovnou předvyplní jméno.
• Poznámky. Cokoliv, co se hodí mít u rezervace, třeba počet hostů, přistýlku nebo dohodu, kterou jste s hostem udělali mimo systém.

My poznámky používáme třeba na zápis složení hostů, ve formátu 2+2 (5, 7), tedy 2 dospělí a 2 děti ve věku 5 a 7 let. Poznámka se zobrazuje i v kalendáři pro úklid, takže úklidový tým hned vidí, kolik hostů přijede a jak staré jsou děti, a může podle toho připravit třeba přistýlky.

Editace existující rezervace

Kliknutím na rezervaci v kalendáři otevřete stejný panel, ve kterém upravíte cokoliv z výše uvedeného, a navíc:

• Status. Čeká na check-in, Check-in dokončen, Nedorazil, Zrušeno, nebo že jde o blokaci a ne o hosta.
• Stornovat rezervaci. Tlačítko dole v panelu, pokud rezervace padla úplně.

Kdy se ruční zadání hodí

Typicky u přímých rezervací (host napsal e-mailem nebo zavolal), u platforem, které zatím nepropojujete kalendářem, nebo jako rychlá oprava, když synchronizace z Bookingu či Airbnb dorazí s chybou. Propojení kalendářů, které vám většinu ruční práce ušetří, popisuje další díl série.

Pokračujte třetím dílem: Napojení kalendářů: jak propojit Booking a Airbnb s checkin.blue.