Ubyport soubor UNL: jak vytvořit a nahrát dávkové hlášení

Pokud vedete vlastní evidenci hostů, ať už v Excelu nebo v interním systému, nemusíte údaje do Ubyportu přepisovat ručně host po hostu. Místo toho vyexportujete soubor ve formátu UNL a nahrajete ho do portálu najednou, za všechny hosty za dané období.

Krok 1: Připravte export v přesném formátu

Ubyport předepisuje pro soubor UNL pevné pořadí polí oddělené středníkem, jeden řádek za každého hosta. Export musíte sestavit přesně podle specifikace, kterou cizinecká policie poskytuje spolu s přístupem, jinak se soubor buď nenahraje vůbec, nebo se údaje přiřadí do špatných polí.

Krok 2: Zkontrolujte povinná pole

Každý řádek souboru musí obsahovat stejné údaje jako ruční formulář:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• státní příslušnost,
• číslo dokladu,
• adresu trvalého pobytu,
• datum příjezdu a odjezdu,
• účel pobytu.

Krok 3: Nahrajte soubor do portálu

Přihlaste se do portálu Ubyport přiděleným jménem a heslem a v sekci pro hromadný import vyberte připravený soubor UNL. Portál ho zpracuje a vrátí protokol o výsledku.

Krok 4: Ověřte protokol o zpracování

Po nahrání zkontrolujte, které záznamy prošly a které skončily chybou, ne jen že se soubor jako takový nahrál bez pádu. Chybové záznamy je potřeba opravit a nahrát znovu, jinak zůstanou tito hosté nehlášení.

Kdy zvážit jinou variantu

Dávkový export se hodí, pokud evidenci vedete i tak sami, jen se chcete vyhnout ručnímu přepisu do webového formuláře. Pokud ale chcete, aby hlášení odcházelo úplně bez vašeho zásahu, dává větší smysl napojení přes webovou službu, kde software odešle hlášení sám, průběžně, bez ručního exportu a nahrávání.