Kniha hostů: co musí obsahovat, jak dlouho ji uchovávat a papír vs. digitál

„Kniha hostů“ je v praxi zastřešující název pro dvě různé evidence, které se snadno pletou: domovní knihu (pro cizince, kvůli hlášení na policii) a evidenční knihu poplatku z pobytu(pro obec, kvůli místnímu poplatku). Vedou se z jiného právního důvodu, mají jiný okruh hostů a částečně jiná pole. Tady je rozdíl vysvětlený a shrnuté, co obě knihy musí obsahovat.

Dvě knihy, dva zákony

Českého hosta tedy do domovní knihy zapisovat nemusíte, ale do evidenční knihy poplatku ano (pokud není od poplatku osvobozený). Zahraničního hosta typicky zapíšete do obou.

Co musí obsahovat domovní kniha

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• státní příslušnost,
• číslo cestovního dokladu a druh víza (pokud host vízum má),
• počátek a konec ubytování,
• účel pobytu.

Tyto údaje jsou zároveň to, co odesíláte do Ubyportu. Pokud vedete domovní knihu digitálně a napojenou na online check-in, data se nemusí zapisovat dvakrát: host je vyplní jednou a systém je použije pro knihu i pro hlášení. Podrobný návod na samotné hlášení najdete v článku Ubyport: tři varianty hlášení.

Co musí obsahovat evidenční kniha poplatku

• den počátku a konce pobytu (rozhoduje pro výpočet počtu dnů),
• jméno, příjmení a adresu místa přihlášení (u cizinců adresa v zahraničí),
• datum narození,
• číslo a druh průkazu totožnosti,
• výši vybraného poplatku, nebo důvod osvobození.

Podrobný postup výpočtu, osvobození a příklad najdete v článku Místní poplatek z pobytu: jak ho správně spočítat a vykázat obci.

Papír, nebo digitál

Zákon papírovou podobu nevyžaduje, obě knihy mohou být vedené digitálně. Digitální forma má tři praktické výhody:

• Žádné dvojí přepisování — jednou zadané údaje se použijí pro obě knihy i pro hlášení na Ubyport.
• Ochrana osobních údajů — papírová kniha volně ležící na recepci, kde další host vidí údaje předchozích hostů, je běžné a přitom zbytečné porušení GDPR. Digitální evidence s omezeným přístupem tohle riziko odstraňuje.
• Snazší doložení při kontrole — export za zadané období nebo konkrétního hosta jde vygenerovat okamžitě, místo listování v sešitě.

Jak dlouho knihu uchovávat

U obou knih platí stejná lhůta: 6 let od posledního zápisu. Po uplynutí lhůty údaje, které už nemáte zákonný důvod držet, zlikvidujte, ať zbytečně neuchováváte osobní údaje déle, než dovoluje GDPR. Víc k tomu v článku GDPR pro ubytovatele.

Jak si celý checkin.blue od registrace po první check-in nastavit krok za krokem, popisuje seriál checkin.blue krok za krokem: od registrace po první check-in.