Notifikace: mějte vždy přehled

Poslední díl série. Checkin.blue umí sám hlídat, kdy host dokončí check-in, kdo přijíždí v nejbližších dnech nebo kdy se synchronizace kalendářů zachová nečekaně. Stačí si jen nastavit, o čem chcete vědět a jak často.

Kde se notifikace nastavují

V administraci otevřete Nastavení → Účet a notifikace. V sekci „Příjemci notifikací“ tlačítkem „+ Přidat příjemce“ zadáte e-mailovou adresu, kam mají chodit. Příjemců může být víc, každý si zapne jen to, co ho zajímá, a pokud portál spravuje víc objektů, dá se u každého příjemce omezit rozsah jen na vybrané objekty.

O čem vás checkin.blue umí informovat

Check-in vyplněn

Notifikace po vyplnění check-in formuláře hostem: seznam hostů, jednotka a termín pobytu. Systém počká, až se zaregistrují všichni hosté rezervace, a pošle jeden e-mail za celý pobyt, ne za každého hosta zvlášť. Na výběr je doručení „Po dokončení“, nebo „Denní souhrn“.

Připomenutí příjezdů

Denní ranní e-mail s předstihem, který si zvolíte (1, 2, 3, 5 nebo 7 dní před příjezdem). Obsahuje dvě věci: kdo přijíždí přesně za zvolený počet dní, a kdo mezitím ještě nemá check-in vyplněný, ať víte, komu odkaz poslat znovu nebo připomenout.

Nová rezervace z formuláře

Pokud přijímáte přímé rezervace přes rezervační formulář, přijde vám e-mail i push hned poté, co host rezervaci vytvoří. Obsahuje jednotku, termín, cenu a výši zálohy. Rezervace pak čeká na zaplacení zálohy. Pokud záloha nepřijde, dostanete upozornění znovu den před vypršením lhůty a hostovi odejde připomínka e-mailem. U doplatku dostane host připomínku před lhůtou i v den lhůty a vám přijde upozornění, když doplatek nepřijde. Zrušení nezaplaceného doplatku je vždy na vás. Upozornění je ve výchozím stavu zapnuté a vypnete ho v Nastavení účtu → Účet a notifikace.

Ubyport odeslání a Ubyport čeká na ruční odeslání

• Ubyport odeslání. Přijde po každém úspěšném odeslání hlášení na cizineckou policii.
• Ubyport čeká na ruční odeslání. Ranní denní upozornění, že vám čekají hlášení na ruční odeslání. Týká se jen vás, pokud jste nezvolili automatickou webovou službu.

Rozdíl mezi jednotlivými způsoby odesílání popisuje Ubyport: tři varianty hlášení.

iCal sync

Notifikace o změnách v propojených kalendářích (Airbnb, Booking, eChalupy), a to jen pokud k nějaké změně skutečně došlo. Na výběr jsou tři režimy:

• Okamžitě — e-mail po každé změně.
• Jen ke kontrole — e-mail hned, ale jen u věcí, které vyžadují váš zásah: storno, konflikt nebo zablokovaná obnova rezervace.
• Denní souhrn — jeden e-mail denně se všemi změnami za posledních 24 hodin.

Konflikt vzniká, když se nová rezervace z jedné platformy termínově překrývá s existující rezervací z jiné, tedy dvě různé platformy hlásí obsazený stejný termín. Booking i Airbnb občas posílají nepřesná nebo opožděná data, „Jen ke kontrole“ nebo „Denní souhrn“ vám pomůže takové případy odchytit.

Push notifikace: druhý kanál vedle e-mailu

Vedle e-mailu umí checkin.blue posílat i push notifikace přímo do telefonu nebo počítače, bez nutnosti mít appku otevřenou. Zapíná se přímo na tom zařízení, kde chcete upozornění dostávat: v Nastavení → Účet a notifikace najdete kartu „Toto zařízení“ s tlačítkem „Zapnout push na tomto zařízení“. Prohlížeč se zeptá na povolení a je hotovo.

Push je nezávislý na tom, jestli má appku otevřenou, ale ve výchozím stavu kopíruje stejné kanály, jaké máte zapnuté pro e-mail. Kdykoli ale zvolíte pro dané zařízení „Vlastní“ a nastavíte si jiný výběr kanálů, než jaký chodí e-mailem.

Jak si notifikace poskládat v praxi

Osvědčená kombinace: „Check-in vyplněn“ na „Po dokončení“, ať víte hned, komu poslat přístupové kódy, „Připomenutí příjezdů“ na pár dní dopředu, ať máte čas doplnit chybějící check-iny, a „iCal sync“ aspoň na „Jen ke kontrole“, ať vám neunikne konflikt mezi platformami.

Tím je hlavní série hotová. Od registrace přes propojení kalendářů a check-in hosta až po poplatek z pobytu, Ubyport a notifikace teď máte vše nastavené a checkin.blue může běžet na pozadí sám.

Jako bonus se ještě podívejte na Přístup pro úklid a přehled funkcí: nastavení celého portálu, kde je sdílený odkaz pro úklidový tým a vestavěná nápověda přímo v administraci. Celou sérii od začátku najdete v úvodním článku: checkin.blue krok za krokem: od registrace po první check-in.